Mag je als werkgever de mail van een werknemer controleren?
In het tijdperk van digitalisering en constante connectiviteit is e-mail een onmisbaar communicatiemiddel geworden voor zowel werkgevers als werknemers. Toch roept het beheer van e-mails op de werkvloer tal van vragen op over privacy, vertrouwen en juridische kwesties.
Als werkgever sta je voor de uitdaging om een evenwicht te vinden tussen het beschermen van bedrijfsbelangen en het respecteren van de persoonlijke levenssfeer van je werknemers. In dit artikel gaan we dieper in op het delicate onderwerp van e-mailmonitoring op de werkvloer en onderzoeken we de rechten en verantwoordelijkheden van zowel werkgevers als werknemers.
Mag je als werkgever echt de e-mails van jouw werknemer controleren?
De controlemogelijkheid van de werkgever is niet absoluut, maar wordt onderworpen aan tal van beperkingen, dit ter bescherming van het recht op privacy van de werknemer.
De toegang tot de mailbox moet wel tot een minimum beperkt worden. De werkgever mag enkel doen wat strikt noodzakelijk is om het doel te bereiken (evenredigheidsbeginsel).
Om hieraan te voldoen, kan het aangewezen zijn om werknemers te verplichten om een out-of-office in te stellen, om een vertrouwenspersoon aan te duiden die gemachtigd wordt om toegang te nemen tot de mailbox of om werknemers te verplichten om professionele en privé-informatie te scheiden.
Tot slot moeten werknemers vooraf weten hoe de mailbox gebruikt dient te worden en hoe een eventuele controle uitgevoerd zal worden (transparantiebeginsel).
Wens je advies op maat of bijstand bij het opmaken van een goed e-mailbeleid? Contacteer meester Michiel Van Eeckhoutte.
Terug naar overzicht
Mag je als werkgever echt de e-mails van jouw werknemer controleren?
Algemeen verbod op toegang mailbox
In principe geldt er een algemeen verbod om elektronische communicatie van anderen te raadplegen (artikel 124 Wet Elektronische Communicatie). Dit verbod heeft ook betrekking op e-mails in de professionele sector.Uitzondering ten aanzien van werknemers
De arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978 voorziet echter in een specifieke uitzondering op dit verbod ten aanzien van werknemers. In deze wet wordt er namelijk een wettelijke toelating gegeven aan de werkgever om controle en werkgeversgezag uit te oefenen.De controlemogelijkheid van de werkgever is niet absoluut, maar wordt onderworpen aan tal van beperkingen, dit ter bescherming van het recht op privacy van de werknemer.
Beperkingen op de toegang en controle
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 dient de werkgever rekening te houden met volgende basisprincipes:- finaliteitsbeginsel: de werkgever moet een rechtmatig doel nastreven
- evenredigheidsbeginsel: de werkgever moet de controle beperken tot het strikt noodzakelijke
- transparantiebeginsel: de werknemer moet op de hoogte worden gebracht van een eventuele elektronische controle en van de wijze waarop deze wordt uitgevoerd
Concreet
Een werkgever mag in principe de mailbox van een afwezige werknemer opvolgen. Er bestaat hiertoe een rechtmatig doel, namelijk het verzekeren van de continuïteit van de geleverde diensten (finaliteitsbeginsel).De toegang tot de mailbox moet wel tot een minimum beperkt worden. De werkgever mag enkel doen wat strikt noodzakelijk is om het doel te bereiken (evenredigheidsbeginsel).
Om hieraan te voldoen, kan het aangewezen zijn om werknemers te verplichten om een out-of-office in te stellen, om een vertrouwenspersoon aan te duiden die gemachtigd wordt om toegang te nemen tot de mailbox of om werknemers te verplichten om professionele en privé-informatie te scheiden.
Tot slot moeten werknemers vooraf weten hoe de mailbox gebruikt dient te worden en hoe een eventuele controle uitgevoerd zal worden (transparantiebeginsel).
Belang van een e-mailbeleid
Het is dan ook van belang om een goed e-mailbeleid of email policy op te stellen, die het mailgebruik van de werknemers en alle aspecten van een eventuele controle door de werkgever uiteenzet.Wens je advies op maat of bijstand bij het opmaken van een goed e-mailbeleid? Contacteer meester Michiel Van Eeckhoutte.
Terug naar overzicht